Kirjoitus

Case: Uutiskirjeet tapahtumamarkkinoinnin tukena

Ota yhteyttä
Katso kuva Case: Uutiskirjeet tapahtumamarkkinoinnin tukena Teaser-sivu on loistava tapa ennakkomarkkinoida tapahtumia: näin voit kerätä kiinnostuneiden yhteystietoja jo ennen kuin tapahtuman lopullinen päivämäärä tai muut yksityiskohdat ovat selvillä.
Katso kuva Ensimmäisellä sähköisellä kutsulla ja yhdellä muistutuksella saatiin lähes koko tapahtuman ilmoittautumiskiintiö täyteen.

Sähköiset uutiskirjeet ovat tehokas keino tapahtumien markkinointiin. Niiden avulla voidaan kutsua vieraita, lähettää muistutuksia sekä toteuttaa näyttävät kiitoskirjeet tapahtuman jälkeen. Tällä kertaa nostimme case-kuvaukseen esimerkin omasta toiminnastamme. Toteutimme Digitaalisen markkinoinnin aamiaistilaisuuden hallinnoinnin Eventilla-työkalulla ja tapahtuman sähköiset kirjeet Postiviidakolla.

Tapahtuman ennakkomarkkinointi

Koodiviidakko järjesti aiemmin tänä syksynä Oulussa Digimarkkinoinnin aamiaistilaisuuden. Aamiaistilaisuutta markkinoidaksemme toteutimme Sivuviidakolla tehdylle nettisivustollemme tapahtumaan liittyvän teaser-sivun. Tällä sivulla kerättiin tapahtumasta kiinnostuneiden yhteystietoja jo ennen kuin ilmoittautumista oli avattu, luvaten näin kutsun tapahtumaan ensimmäisten joukossa sekä ennakkotietoa ohjelmasta ja puhujista. Teaser-sivu tai muu sivustolle tuleva nosto on loistava tapa ennakkomarkkinoida tapahtumia: näin voit kerätä kiinnostuneiden yhteystietoja jo ennen kuin tapahtuman lopullinen päivämäärä tai muut yksityiskohdat ovat selvillä.

Tapahtuman hallinnointi ja ilmoittautumiset hoidettiin Eventilla-tapahtumanhallintajärjestelmällä. Eventillaa käytettäessä tapahtumalle luodaan automaattisesti oma tapahtumasivu, jossa ilmoittaudutaan ja jätetään omat tiedot tapahtumanjärjestäjälle. Turha manuaalinen työ tai ilmoittautumisten käsittely sähköpostitse jää pois, ja samalla ilmoittautujan tiedot jäävät talteen muistutus- ja jälkimarkkinointitoimenpiteitä varten.

Tapahtuman kutsut ja muistutukset

Tilaisuuteen ilmoittautuminen ja sähköisten kutsujen lähetys käynnistettiin heti päivän, ajankohdan ja puhujien varmistuttua. Kutsukirjeet personoitiin tapahtuman yhteyshenkilön osalta – näin kutsuun saatiin henkilökohtaista fiilistä ja yhteyshenkilö sai listan omien kutsuttujensa ilmoittautumisista. Tapahtuma herätti kiinnostusta heti ensimmäisen kutsun jälkeen, ja ilmoittautujia kerääntyi pikkuhiljaa listalle. Kohderyhmämme, markkinoinnin ja viestinnän päättäjät, ovat kuitenkin usein kiireisiä ihmisiä ja tämänkaltaisten tapahtumien markkinointi voi vaatia toistoa ja muistuttelua halutun ilmoittautujamäärän saavuttamiseksi. Eventilla tarjosi tähän loistavan työkalun, sillä sen avulla saatiin sortattua suoraan jo ilmoittautuneet kutsun saaneista. Näin muistutuksella voidaan lähestyä tehokkaasti sellaisia, jotka eivät tarttuneet tapahtumaan heti ensi näkemältä.

Ensimmäisellä sähköisellä kutsulla ja yhdellä muistutuksella saatiin lähes koko tapahtuman ilmoittautumiskiintiö täyteen. Pienelle henkilömäärälle tehdyllä "Muutama paikka jäljellä!"-muistutuksella ja kohdennetulla puhelinkampanjalla täytettiin vielä viimeisetkin tapahtuman paikat, joiden myötä tilaisuus oli täyteen buukattu.

Eventilla-tapahtumahallintajärjestelmän avulla saatiin lista myös kaikista tapahtumaan ilmoittautuneista, joille voitiin tehdä vielä muistutuskirje tapahtumasta sekä viime hetken tekstarimuistutus edellisenä päivänä. Myös viime hetken markkinointi on tärkeää, sillä sen avulla saadaan usein eliminoitua unohduksia tai muita viime hetken poisjääntejä. Tapahtuman muistutukseen voidaan hyvin käyttää uutiskirjeiden ohella myös muita viestinnän keinoja, kuten vaikkapa edellämainittuja tekstiviestejä. Eri viestinnän keinojen yhdistelyä kartetaan usein turhaan yritysten markkinoinnissa. Verrattain erilaiset kanavat eivät välttämättä ole toisensa poissulkevia vaan voivat toimia myös toisiaan tukien. 

Tapahtuman jälkimarkkinointi

Siinä missä ilmoittautumisten kerääminen, tärkeää on myös tapahtuman jälkimarkkinointi. Omasta tapahtumastamme koostimme näyttävän kiitoskirjeen, johon oli nostettu tunnelmia ja valokuvia tapahtumasta sekä mielenkiintoisten esitysten materiaalit. Postiviidakolla toteutetuissa uutiskirjeissä materiaalit voidaan nostaa kirjeen linkkeihin tai painikkeisiin ladattavaksi, näin pdf tai muu tiedosto on helposti vastaanottajan ladattavana kasvattamatta uutiskirjeen kokoa.

Lue tunnelmia Digimarkkinoinnin aamusta

Tutustu Postiviidakko-työkaluun

Oliko artikkeli mielestäsi mielenkiintoinen?

Tilaa kuukausittainen uutiskirjeemme, joka sisältää aina uusimmat mielenkiintoiset artikkelit.

Tilaa uutiskirje tästä

Artikkelin kommentointi

Lisää uutisia

GDPR sähköpostimarkkinoijalle – mikä muuttuu?

Miten EU:n yleinen tietosuoja-asetus vaikuttaa sähköpostimarkkinointiin, ja kuinka pureskelemme asiaa Postiviidakko-järjestelmässä?

Lue lisää

Kuinka yritykset hyötyvät markkinoinnin automaatiosta?

Koodiviidakko toteutti toukokuussa 2017 kansainvälisen kyselytutkimuksen markkinoinnin automaatiosta. Kysely suunnattiin markkinoinnin ja viestinnän ammattilaisille, ja siihen vastasi yhteensä 421 yritysedustajaa.

Lue lisää

Tietoiskuja ja hattaraa Markkinoinnin viikolla 2016

Aiemmin Markkinointiviestinnän viikkona tunnettu tapahtuma uudisti nimensä ja paikkansa. Vuoden 2016 tapahtuma järjestettiin Pasilan Messukeskuksessa ja keräsi yli 5000 kävijän ennätysyleisön. Koodiviidakko osallistui messuille oman tietoiskulavansa voimin ja kaksipäiväisen rupeaman aikana tarjosimme satoja annoksia omenahattaraa sekä tietysti markkinoinnin ja viestinnän tietoiskuja, joita kävi seuraamassa valtava joukko ihmisiä.

Lue lisää

Mobiilikehityksen nykytila ja tulevaisuus

Älypuhelinten voittokulun myötä mobiilipalveluiden määrä räjähti käsiin vuosikymmenen taitteessa ja viimeisen viiden vuoden aikana olemme nähneet mobiililaitteiden muuttuvan lisälaitteesta usein eniten käytetyksi online-välineeksi. Mitkä tekijät ja konseptit muokkaavat mobiilipalveluiden kehitystä jatkossa ja mikä niiden merkitys on markkinoijalle?

Lue lisää

9 askelta: näin teet onnistuneen verkkosivu-uudistuksen

Tavoitteiden määrittelystä palveluntarjoajan valintaan – mitä verkkosivu-uudistuksessa tulee ottaa huomioon, ja miltä näyttää onnistunut verkkosivujen uudistusprojekti?

Lue lisää